1
 
 
 
 
 
 

Εσωτερικός Έλεγχος

ΚΑΤΑΣΤΑΤΙΚΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ


Σκοπός και Αποστολή

Ο σκοπός της Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου της Ευρωπαϊκής Πίστης Α.Ε.Γ.Α, είναι η παροχή ανεξάρτητων, αντικειμενικών υπηρεσιών διαβεβαίωσης, καθώς και συμβουλευτικών υπηρεσιών, οι οποίες είναι σχεδιασμένες για την προσθήκη αξίας και τη βελτίωση των λειτουργιών της Ευρωπαϊκής Πίστης Α.Ε.Γ.Α. Η αποστολή της  Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου, είναι να ενισχύει και να προστατεύει την αξία του Οργανισμού, με το να παρέχει αντικειμενική διαβεβαίωση βάσει των κινδύνων, συμβουλές και διορατικότητα. Η Λειτουργία Εσωτερικού Ελέγχου βοηθάει στην επίτευξη των στόχων της Ευρωπαϊκής Πίστης Α.Ε.Γ.Α με την υιοθέτηση μιας συστηματικής, οργανωμένης προσέγγισης για την αξιολόγηση και τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών διακυβέρνησης, διαχείρισης κινδύνων και ελέγχου.

Πρότυπα για την Επαγγελματική Άσκηση του Εσωτερικού Ελέγχου

Η Λειτουργία Εσωτερικού Ελέγχου, διέπεται από την τήρηση των υποχρεωτικών στοιχείων του Πλαισίου των Διεθνών Επαγγελματικών  Πρακτικών του Ινστιτούτου Εσωτερικών Ελεγκτών, συμπεριλαμβανομένων των Βασικών Αρχών για την Επαγγελματική Άσκηση του Εσωτερικού Ελέγχου, τον Κώδικα Δεοντολογίας, τα Διεθνή Πρότυπα για την Επαγγελματική Άσκηση του Εσωτερικού Ελέγχου και τον Ορισμό του Εσωτερικού Ελέγχου. Ο Διευθυντής Εσωτερικού Ελέγχου αναφέρεται  περιοδικά στην Ανώτερη Διοίκηση και στην Επιτροπή Ελέγχου, σχετικά με τη συμμόρφωση της Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου με τον Κώδικα Δεοντολογίας και τα Πρότυπα.

Εξουσιοδότηση

Ο Διευθυντής Εσωτερικού Ελέγχου αναφέρεται λειτουργικά στην Επιτροπή Ελέγχου και διοικητικά (π.χ. καθημερινές λειτουργίες) στον Διευθύνοντα Σύμβουλο. Η Επιτροπή Ελέγχου,  για να εγκαταστήσει, διατηρήσει και να επιβεβαιώσει ότι η Λειτουργία Εσωτερικού Ελέγχου της Ευρωπαϊκής Πίστης Α.Ε.Γ.Α έχει την απαραίτητη εξουσιοδότηση για την εκπλήρωση των καθηκόντων της, θα προβαίνει στις παρακάτω κινήσεις:
  • Έγκριση του Καταστατικού της Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου.
  • Έγκριση του πλάνου εσωτερικού ελέγχου, βάσει της εκτίμησης των κινδύνων.
  • Έγκριση του προϋπολογισμού και των πόρων της Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου.
  • Επικοινωνία με τον Διευθυντή Εσωτερικού Ελέγχου για την απόδοση της Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου, ως προς το πλάνο και άλλα θέματα.
  • Έγκριση αποφάσεων σχετικά με τον διορισμό και την απομάκρυνση του Διευθυντή Εσωτερικού Ελέγχου.
  • Έγκριση της αμοιβής του Διευθυντή Εσωτερικού Ελέγχου.
  • Προώθηση των καταλλήλων ερωτημάτων στη Διοίκηση και στον Διευθυντή Εσωτερικού Ελέγχου για την εξέταση της καταλληλότητας του πεδίου εφαρμογής ή τυχόν ύπαρξης περιορισμών στους πόρους.
Ο Διευθυντής Εσωτερικού Ελέγχου έχει απεριόριστη πρόσβαση στην Επιτροπή Ελέγχου, ώστε να επικοινωνεί και να αλληλοεπιδρά άμεσα με αυτή, συμπεριλαμβάνοντας και ιδιωτικές συναντήσεις χωρίς την παρουσία μελών της Διοίκησης. Η Επιτροπή Ελέγχου παρέχει τις παρακάτω εξουσιοδοτήσεις στη Λειτουργία Εσωτερικού Ελέγχου:
  • Να έχει πλήρη, ελεύθερη και απεριόριστη πρόσβαση σε όλες τις λειτουργίες, έγγραφα, περιουσιακά στοιχεία και ανθρώπινο δυναμικό, που σχετίζεται με την εκτέλεση οποιουδήποτε έργου , με την Λειτουργία Εσωτερικού Ελέγχου να είναι υπόλογη για την εχεμύθεια και προστασία των αρχείων και των πληροφοριών.
  • Να κατανέμει πόρους, να ορίζει συχνότητες, να επιλέγει θέματα, να ορίζει πεδία εργασίας, να εφαρμόζει τεχνικές που απαιτούνται για να πετύχει τους στόχους του ελέγχου και να εκδίδει εκθέσεις.
  • Να λαμβάνει τη στήριξη του απαραίτητου προσωπικού της Ευρωπαϊκής Πίστης Α.Ε.Γ.Α, καθώς και εξειδικευμένες υπηρεσίες από φορείς εντός ή εκτός της Εταιρίας, για την ολοκλήρωση των έργων της.

Ανεξαρτησία και Αντικειμενικότητα

Ο Διευθυντής Εσωτερικού Ελέγχου διαβεβαιώνει ότι η Λειτουργία Εσωτερικού Ελέγχου παραμένει απαλλαγμένη από όλες τις συνθήκες που απειλούν την ικανότητα των εσωτερικών ελεγκτών, να διεκπεραιώνουν αμερόληπτα τις αρμοδιότητες τους, συμπεριλαμβανομένων ζητημάτων όπως επιλογής τομέα ελέγχου, πεδίου εφαρμογής του ελέγχου, διαδικασιών, συχνότητας, χρονοδιαγράμματος και περιεχόμενου αναφοράς. Εφόσον ο Διευθυντής Εσωτερικού Ελέγχου αντιληφθεί ότι η ανεξαρτησία ή η αντικειμενικότητα ενδέχεται να έχει παρεμποδιστεί πραγματικά ή φαινομενικά, οι λεπτομέρειες της παρεμπόδισης θα γνωστοποιούνται στα αρμόδια όργανα. Οι εσωτερικοί ελεγκτές διατηρούν μια αμερόληπτη στάση, που τους επιτρέπει να εκτελούν το έργο τους αντικειμενικά και με τέτοιο τρόπο που να πιστεύουν στο προϊόν εργασίας τους, να μην γίνονται συμβιβασμοί στην ποιότητα και να μην δέχονται παρεμβάσεις στην κρίση τους από τρίτους όσον αφορά θέματα ελέγχου. Οι εσωτερικοί ελεγκτές δεν έχουν άμεση λειτουργική ευθύνη ή εξουσιοδότηση σε καμία από τις ελεγχόμενες δραστηριότητες. Κατά συνέπεια, οι εσωτερικοί ελεγκτές δεν εφαρμόζουν εσωτερικές δικλείδες ασφαλείας, δεν αναπτύσσουν διαδικασίες, δεν εγκαθιστούν συστήματα, δεν προετοιμάζουν αρχεία και δεν ασκούν οποιαδήποτε άλλη δραστηριότητα που ενδέχεται να παρεμποδίσει την κρίση τους, συμπεριλαμβανομένων των παρακάτω:
  • Την αξιολόγηση συγκεκριμένων λειτουργιών για τις οποίες είχαν ευθύνη εντός του προηγούμενου έτους.
  • Την εκπλήρωση οποιονδήποτε λειτουργικών καθηκόντων της  Ευρωπαϊκή Πίστης Α.Ε.Γ.Α ή των συνεργατών της.
  • Την έναρξη ή την έγκριση συναλλαγών εκτός της Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου.
  • Την καθοδήγηση των δραστηριοτήτων οποιουδήποτε υπαλλήλου της Ευρωπαϊκής Πίστης Α.Ε.Γ.Α που δεν αποτελεί μέλος  της Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου, εκτός εάν οι εν λόγω υπάλληλοι έχουν διοριστεί κατάλληλα σε ελεγκτικές ομάδες ή εφόσον έχουν οριστεί για την καθοδήγηση των εσωτερικών ελεγκτών.
Όταν ο Διευθυντής Εσωτερικού Ελέγχου έχει ή αναμένεται να έχει ρόλους και/ ή ευθύνες που δεν εμπίπτουν στον εσωτερικό έλεγχο, θα εγκαθιδρύονται δικλείδες ασφαλείας για τον περιορισμό της παρεμπόδισης της ανεξαρτησίας ή της αντικειμενικότητας. Οι εσωτερικοί ελεγκτές:
  • Δηλώνουν ουσιαστικές ή φαινομενικές, παρεμποδίσεις της ανεξαρτησίας ή της αντικειμενικότητας τους στα αρμόδια όργανα.
  • Επιδεικνύουν επαγγελματική αντικειμενικότητα κατά την συλλογή, αξιολόγηση και κοινοποίηση πληροφοριών, σχετικά με τη δραστηριότητα ή τη διαδικασία υπό εξέταση.
  • Πραγματοποιούν ισορροπημένες αξιολογήσεις όλων των διαθέσιμων και σχετικών γεγονότων και περιστάσεων.
  • Λαμβάνουν τις απαραίτητες προφυλάξεις ώστε να μην επηρεάζονται ακαταλλήλως από τα προσωπικά τους συμφέροντα ή από τρίτους κατά τη διαμόρφωση κρίσεων.
Ο Διευθυντής Εσωτερικού Ελέγχου επιβεβαιώνει στην Επιτροπή Ελέγχου, κατ’ελάχιστον σε ετήσια βάση, την οργανωτική ανεξαρτησία της Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου. Ο Διευθυντής Εσωτερικού Ελέγχου θα γνωστοποιεί στην Επιτροπή Ελέγχου τυχόν παρεμβολές και συναφείς επιπτώσεις στον προσδιορισμό του πεδίου εφαρμογής του εσωτερικού ελέγχου, στην εκτέλεση εργασιών και / ή στην επικοινωνία των αποτελεσμάτων.

Πεδίο Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου

Το πεδίο εφαρμογής της Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου περιλαμβάνει, αλλά δεν περιορίζεται σε, αντικειμενικές εξετάσεις των αποδεικτικών στοιχείων για τον σκοπό της παροχής ανεξάρτητων αξιολογήσεων στην Επιτροπή Ελέγχου, στη Διοίκηση και σε τρίτους, για την επάρκεια και την αποτελεσματικότητα των διαδικασιών διακυβέρνησης, διαχείρισης κινδύνων και ελέγχου της Ευρωπαϊκής Πίστης Α.Ε.Γ.Α. Οι αξιολογήσεις του Εσωτερικού Ελέγχου συμπεριλαμβάνουν εκτιμήσεις στα κάτωθι, σχετικά με το εάν:

  • Οι κίνδυνοι που σχετίζονται με την επίτευξη των στρατηγικών στόχων της Ευρωπαϊκής Πίστης Α.Ε.Γ.Α. έχουν αναγνωριστεί και διαχειρίζονται επαρκώς.
  • Οι ενέργειες  των στελεχών, διευθυντών, υπαλλήλων και συνεργατών της Ευρωπαϊκής Πίστης Α.Ε.Γ.Α, συμμορφώνονται με τις πολιτικές, διαδικασίες της Ευρωπαϊκής Πίστης Α.Ε.Γ.Α, καθώς και τους εφαρμοσμένους νόμους, κανονισμούς και πρότυπα διακυβέρνησης.
  • Τα αποτελέσματα των λειτουργιών ή των προγραμμάτων είναι συνεπή με τους εγκαθιδρυμένους στόχους και σκοπούς.
  • Οι λειτουργίες και τα προγράμματα εκτελούνται αποτελεσματικά και αποδοτικά.
  • Οι εγκαθιδρυμένες διαδικασίες και συστήματα καθιστούν ικανή την συμμόρφωση με τις πολιτικές, διαδικασίες, νόμους και κανονισμούς, που θα μπορούσαν να επηρεάσουν σημαντικά την Ευρωπαϊκή Πίστη Α.Ε.Γ.Α.
  • Η πληροφόρηση και τα μέσα που χρησιμοποιούνται για την αναγνώριση, υπολογισμό, ανάλυση, ταξινόμηση και αναφορά είναι αξιόπιστα και ακέραια.
  • Οι πόροι και τα στοιχεία του ενεργητικού αποκτώνται με οικονομικό τρόπο, χρησιμοποιούνται αποτελεσματικά και προστατεύονται επαρκώς.

Ο Διευθυντής Εσωτερικού Ελέγχου αναφέρεται περιοδικά στην Ανώτερη Διοίκηση και στην Επιτροπή Ελέγχου σχετικά με τα παρακάτω:

  • Τον σκοπό, την εξουσιοδότηση και την ευθύνη της Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου.
  • Το πλάνο της Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου και την απόδοση της λειτουργίας σε σχέση με αυτό.
  • Τη συμμόρφωση της Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου με τον Κώδικα Δεοντολογίας και τα Πρότυπα του Ινστιτούτου Εσωτερικών Ελεγκτών (IIA) και τις ενέργειες  για την αντιμετώπιση σημαντικών προβλημάτων συμμόρφωσης.
  • Τη σημαντική έκθεση σε κινδύνους και θέματα δικλείδων ασφαλείας, συμπεριλαμβανομένου του κινδύνου της απάτης, θέματα διακυβέρνησης και άλλα θέματα που απαιτούν την προσοχή ή έχουν ζητηθεί από την Επιτροπή Ελέγχου.
  • Τα αποτελέσματα από ελέγχους ή άλλα έργα.
  • Τις ανάγκες σε πόρους.
  • Την οποιαδήποτε ανταπόκριση της Διοίκησης σε κινδύνους που ενδέχεται να μην είναι αποδεκτή από την Ευρωπαϊκή Πίστη Α.Ε.Γ.Α.
Ο Διευθυντής Εσωτερικού Ελέγχου επίσης συντονίζει δράσεις, όπου είναι εφικτό, και δύναται να βασιστεί σε υπηρεσίες διαβεβαίωσης, καθώς και συμβουλευτικές υπηρεσίες  άλλων εσωτερικών και εξωτερικών παρόχων, όπου καταστεί αναγκαίο. Η Λειτουργία Εσωτερικού Ελέγχου μπορεί να παρέχει συμβουλευτικές και συναφείς υπηρεσίες για τον πελάτη, η φύση και το πεδίο εφαρμογής, των οποίων συμφωνούνται με τον πελάτη υπό την προϋπόθεση ότι η Λειτουργία Εσωτερικού Ελέγχου δεν αναλαμβάνει τη διαχειριστική ευθύνη. Οι δυνατότητες για βελτίωση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών διακυβέρνησης, διαχείρισης κινδύνων και ελέγχου ενδέχεται να προσδιοριστούν κατά τη διάρκεια των έργων. Αυτές οι δυνατότητες θα κοινοποιούνται  στα αρμόδια επίπεδα της Διοίκησης.

 

Ευθύνη

Ο Διευθυντής Εσωτερικού Ελέγχου έχει την ευθύνη να:

  • Υποβάλει, τουλάχιστον σε ετήσια βάση, στην Ανώτερη Διοίκηση και στην Επιτροπή Ελέγχου πλάνο εσωτερικού ελέγχου βάσει της εκτίμησης των κινδύνων για ανασκόπηση και έγκριση.
  •  Κοινοποιεί στην Ανώτερη Διοίκηση και στην Επιτροπή Ελέγχου την επίδραση που επιφέρουν περιορισμοί  πόρων στο πλάνο εσωτερικού ελέγχου.
  • Ανασκοπεί και να προσαρμόζει το πλάνο εσωτερικού ελέγχου, εφόσον καταστεί αναγκαίο, ως απάντηση σε αλλαγές στις δράσεις, στους κινδύνους, τις λειτουργίες, τα προγράμματα, τα συστήματα και τις δικλείδες ασφαλείας της Ευρωπαϊκής Πίστης Α.Ε.Γ.Α.
  • Επικοινωνεί στην Ανώτερη Διοίκηση και στην Επιτροπή Ελέγχου σημαντικές ενδιάμεσες αλλαγές στο πλάνο εσωτερικού ελέγχου.
  • Επιβεβαιώνει πως κάθε έργο του πλάνου εσωτερικού ελέγχου έχει εκτελεστεί, συμπεριλαμβανομένης της εγκαθίδρυσης στόχων και πεδίου εφαρμογής, τον ορισμό των κατάλληλων και υπό επαρκή επίβλεψη πόρων, των υποστηρικτικών εγγράφων των προγραμμάτων εργασίας και των αποτελεσμάτων βημάτων ελέγχου, καθώς και της κοινοποίησης των αποτελεσμάτων του έργου με τα εκάστοτε συμπεράσματα και τις προτάσεις στα αρμόδια μέρη.
  • Παρακολουθεί τα ευρήματα και τις διορθωτικές ενέργειες των ελέγχων και να αναφέρει περιοδικά στην Ανώτερη Διοίκηση και στην Επιτροπή Ελέγχου οποιαδήποτε διορθωτική ενέργεια, δεν εφαρμόζεται αποτελεσματικά.
  • Διαβεβαιώνει ότι οι αρχές της ακεραιότητας, αντικειμενικότητας, εχεμύθειας και ικανότητας εφαρμόζονται και τηρούνται.
  • Διαβεβαιώνει ότι η Λειτουργία Εσωτερικού Ελέγχου συλλογικά κατέχει ή αποκτά τις γνώσεις, δεξιότητες και άλλες ικανότητες που χρειάζονται για την κάλυψη των αναγκών του Καταστατικού Εσωτερικού Ελέγχου.
  • Διασφαλίζει ότι οι τάσεις και τα αναδυόμενα θέματα που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την Ευρωπαϊκή Πίστη Α.Ε.Γ.Α εξετάζονται και κοινοποιούνται στην Ανώτερη Διοίκηση και στην Επιτροπή Ελέγχου, κατά περίπτωση.
  • Επιβεβαιώνει ότι οι αναδυόμενες τάσεις και επιτυχημένες πρακτικές του Εσωτερικού Ελέγχου λαμβάνονται υπ’ όψιν.
  • Εγκαθιδρύει και να επιβεβαιώνει τη συμμόρφωση με πολιτικές και διαδικασίες σχεδιασμένες να καθοδηγήσουν τη Λειτουργία Εσωτερικού Ελέγχου.
  • Επιβεβαιώνει τη συμμόρφωση με τις σχετικές πολιτικές και διαδικασίες της Ευρωπαϊκής Πίστης Α.Ε.Γ.Α, εκτός αν αυτές οι πολιτικές και διαδικασίες έρχονται σε σύγκρουση με το Καταστατικό Εσωτερικού Ελέγχου. Οποιεσδήποτε τέτοιες συγκρούσεις θα επιλύονται, ειδάλλως θα κοινοποιούνται στην Ανώτερη Διοίκηση και στην Επιτροπή Ελέγχου.
  • Επιβεβαιώνει τη συμμόρφωση της Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου με τα Πρότυπα, με τις παρακάτω προϋποθέσεις:

Αν η Λειτουργία Εσωτερικού Ελέγχου απαγορεύεται από Νόμο ή από Κανονισμό να συμμορφωθεί με συγκεκριμένα αποσπάσματα των Προτύπων, ο Διευθυντής Εσωτερικού Ελέγχου θα διασφαλίζει την ύπαρξη των απαραιτήτων κοινοποιήσεων και θα διαβεβαιώνει τη συμμόρφωση με όλα τα υπόλοιπα τμήματα των Προτύπων.

Αν τα Πρότυπα εφαρμόζονται σε συνδυασμό με απαιτήσεις που εκδίδονται από άλλα επίσημα όργανα, ο Διευθυντής Εσωτερικού Ελέγχου θα επιβεβαιώνει, ότι η Λειτουργία Εσωτερικού Ελέγχου συμμορφώνεται με τα Πρότυπα, ακόμη κι αν η Λειτουργία Εσωτερικού Ελέγχου συμμορφώνεται παράλληλα με πιο περιοριστικές απαιτήσεις, άλλων επίσημων οργάνων.


Πρόγραμμα Διαβεβαίωσης και Βελτίωσης Ποιότητας

Η Λειτουργία Εσωτερικού Ελέγχου θα τηρεί ένα πρόγραμμα διαβεβαίωσης και βελτίωσης ποιότητας που καλύπτει όλες τις πτυχές της Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου. Το πρόγραμμα θα συμπεριλαμβάνει αξιολόγηση σχετικά με τον βαθμό συμμόρφωσης της Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου με τα Πρότυπα και αξιολόγηση του βαθμού εφαρμογής του Κώδικα Δεοντολογίας του Ινστιτούτου Εσωτερικών Ελεγκτών (IIA) από τους εσωτερικούς ελεγκτές. Το πρόγραμμα επίσης θα αξιολογεί την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα της Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου και θα εντοπίζει δυνατότητες βελτίωσης. Ο Διευθυντής Εσωτερικού Ελέγχου θα ενημερώνει την Ανώτερη Διοίκηση και την Επιτροπή Ελέγχου σχετικά με το Πρόγραμμα Διαβεβαίωσης και Βελτίωσης Ποιότητας της Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου, συμπεριλαμβανομένων των αποτελεσμάτων της εσωτερικής αξιολόγησης (συνεχούς και περιοδικής) και εξωτερικής αξιολόγησης που διεξάγεται τουλάχιστον μια φορά κάθε πέντε χρόνια από πιστοποιημένο, ανεξάρτητο αξιολογητή ή ομάδα αξιολόγησης εκτός της Ευρωπαϊκής Πίστης Α.Ε.Γ.Α.