1
 
 
 
 
 
 

Επιτροπή Ελέγχου

ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΕΛΕΓΧΟΥ

 

Εισαγωγή

Βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας, κάθε οντότητα δημοσίου συμφέροντος και ιδίως οι εισηγμένες στο ΧΑ εταιρίες οφείλουν να συστήσουν Επιτροπή Ελέγχου, η οποία συνδράμει το Διοικητικό Συμβούλιο κατά την εκπλήρωση των εποπτικών αρμοδιοτήτων του για τη διαδικασία χρηματοοικονομικής πληροφόρησης, το σύστημα εσωτερικού ελέγχου, τη διαδικασία ελέγχου, καθώς και τη διαδικασία της Εταιρίας για την παρακολούθηση της συμμόρφωσης με τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς.

Σύνθεση

Η Επιτροπή Ελέγχου απαρτίζεται από τρία (3), τουλάχιστον, μη εκτελεστικά μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου, στην πλειονότητά τους ανεξάρτητα. Όλα τα μέλη της Επιτροπής Ελέγχου εκλέγονται από τη Γενική Συνέλευση των Μετόχων. Επιπλέον, ως μέλη δύναται να εκλέγονται πρόσωπα από τη Γενική Συνέλευση των Μετόχων που δεν είναι μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου, τα οποία όμως πληρούν τις διατάξεις περί ανεξαρτησίας του Ν.3016/2002, γεγονός το οποίο καταγράφεται επαρκώς αιτιολογημένα κατά την εκλογή τους.

Όλα τα μέλη της Επιτροπής Ελέγχου, διαθέτουν αποδεδειγμένα επαρκή γνώση στον τομέα στον οποίο δραστηριοποιείται η Εταιρία, ενώ ένα τουλάχιστον μέλος διαθέτει αποδεδειγμένα επαρκή γνώση σε θέματα λογιστικής και ελεγκτικής(διεθνή πρότυπα) Η Επιτροπή Ελέγχου προεδρεύεται από ανεξάρτητο μη εκτελεστικό μέλος, το οποίο ορίζεται από τα μέλη της ή εκλέγεται από τη Γενική Συνέλευση των Μετόχων της Εταιρίας.

Ρόλος/Δικαιοδοσία

Το Διοικητικό Συμβούλιο εξουσιοδοτεί την Επιτροπή Ελέγχου στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της:

  • να έχει πρόσβαση στα μέλη της Διοίκησης, στους υπαλλήλους και στη σχετική πληροφόρηση
  • να εποπτεύει τη Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου
  • να εισηγείται την πρόσληψη των Εξωτερικών Ελεγκτών της Εταιρίας και να εποπτεύει το έργο τους

Αρμοδιότητες/Υποχρεώσεις

Η Επιτροπή Ελέγχου έχει τις παρακάτω υποχρεώσεις :

  • Την παρακολούθηση, την εξέταση και την αξιολόγηση της διαδικασίας σύνταξης της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης, δηλαδή τους μηχανισμούς και τα συστήματα παραγωγής, τη ροή και τη διάχυση των χρηματοοικονομικών πληροφοριών που παράγουν οι εμπλεκόμενες οργανωτικές μονάδες της Εταιρίας. Στις παραπάνω ενέργειες της Επιτροπής Ελέγχου περιλαμβάνεται και η λοιπή δημοσιοποιηθείσα πληροφόρηση με οποιοδήποτε τρόπο (π.χ. χρηματιστηριακές ανακοινώσεις, δελτία τύπου) σε σχέση με τις χρηματοοικονομικές πληροφορίες. Στο πλαίσιο αυτό, η Επιτροπή Ελέγχου ενημερώνει το Διοικητικό Συμβούλιο με τις διαπιστώσεις της και υποβάλλει προτάσεις βελτίωσης της διαδικασίας, εφόσον κριθεί σκόπιμο.
  • Την παρακολούθηση, την εξέταση και την αξιολόγηση της επάρκειας και της αποτελεσματικότητας του συνόλου των πολιτικών, διαδικασιών, και δικλείδων ασφαλείας της Εταιρίας αναφορικά με το σύστημα εσωτερικού ελέγχου.
  • Την παρακολούθηση, την εξέταση και την αξιολόγηση της επάρκειας και αποτελεσματικότητας σχετικά με τη λειτουργία του συστήματος ποιότητας και διαχείρισης κινδύνων, σε σχέση με τη χρηματοοικονομική πληροφόρηση.
  • Την παρακολούθηση και επιθεώρηση της ορθής λειτουργίας της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, σύμφωνα με τα επαγγελματικά πρότυπα, καθώς και το ισχύον νομικό και κανονιστικό πλαίσιο και την αξιολόγηση του έργου, της επάρκειας και της αποτελεσματικότητάς της, χωρίς ωστόσο να επηρεάζει την ανεξαρτησία της. Δύναται δε να αξιολογεί και τον επικεφαλής της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου.
  • Την εξέταση των πιο σημαντικών ζητημάτων και των κινδύνων που ενδέχεται να έχουν επίδραση στις οικονομικές καταστάσεις της Εταιρίας, καθώς και των σημαντικών κρίσεων και εκτιμήσεων της Διοίκησης κατά τη σύνταξη τους.
  • Την παρακολούθηση της διαδικασίας και της διενέργειας του υποχρεωτικού ελέγχου των ατομικών και ενοποιημένων χρηματοοικονομικών καταστάσεων της Εταιρίας και την ενημέρωση του Διοικητικού Συμβουλίου, με την υποβολή σχετικής αναφοράς για τα θέματα που προέκυψαν από τη διενέργεια του υποχρεωτικού ελέγχου, λαμβάνοντας υπόψη το περιεχόμενο της συμπληρωματικής έκθεσης του ορκωτού ελεγκτή λογιστή. Βάσει των ανωτέρω, η σχετική αναφορά προς το Διοικητικό Συμβούλιο επεξηγεί αναλυτικά:
    • Τη συμβολή του υποχρεωτικού ελέγχου στην ποιότητα και ακεραιότητα της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης, δηλαδή στην ακρίβεια, πληρότητα και ορθότητα της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης, συμπεριλαμβανομένων των σχετικών γνωστοποιήσεων, που εγκρίνει το Διοικητικό Συμβούλιο και δημοσιοποιείται.
    • Το ρόλο της Επιτροπής Ελέγχου στην ανωτέρω διαδικασία, δηλαδή καταγραφή των ενεργειών στις οποίες προέβη η Επιτροπή Ελέγχου κατά τη διαδικασία διεξαγωγής του υποχρεωτικού ελέγχου.
  • Τη διασφάλιση της ύπαρξης και διατήρησης της αντικειμενικότητας και ανεξαρτησίας των Εξωτερικών Ελεγκτών, ιδίως σε περίπτωση παροχής πρόσθετων πέραν των υπηρεσιών διενέργειας των υποχρεωτικών ελέγχων.
  • Τη διαβούλευση με τους Εξωτερικούς Ελεγκτές για κάθε απειλή κινδύνου της ανεξαρτησίας τους, καθώς και για τα μέτρα που λαμβάνονται για τον περιορισμό του κινδύνου υπονόμευσης της ανεξαρτησίας τους.
  • Τη λήψη ετήσιας γραπτής επιβεβαίωσης από τους Εξωτερικούς Ελεγκτές για την ανεξαρτησία τους, καθώς και για τη φύση και έκταση άλλων υπηρεσιών που προσφέρθηκαν, πέραν των υπηρεσιών διενέργειας των υποχρεωτικών ελέγχων.
  • Τη σύνταξη του πίνακα υποψηφίων ελεγκτικών εταιριών και της εισαγωγής προς έγκριση στην Γενική Συνέλευση των μετόχων, όποτε απαιτείται.
  • Τη λήψη αναφοράς από τους Εξωτερικούς Ελεγκτές σχετικά με την πορεία και τα αποτελέσματα του υποχρεωτικού ελέγχου και έκθεσης με τις αδυναμίες του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και των διαδικασιών που αφορούν τη χρηματοοικονομική πληροφόρηση και τη σύνταξη των χρηματοοικονομικών καταστάσεων.
  • Τη διασφάλιση ότι η  ελεγκτική εταιρία δεν προσφέρει τις υπηρεσίες της για περισσότερο από δέκα συνεχή έτη και δεν επαναλαμβάνει τα καθήκοντά της πριν την  παρέλευση τεσσάρων συνεχών ετών και, ότι ο κύριος εταίρος ελέγχου δεν προσφέρει τις υπηρεσίες του για περισσότερο από πέντε συνεχή έτη και δεν επαναλαμβάνει τα καθήκοντά του πριν την  παρέλευση τριών συνεχών ετών.
  • Τη διασφάλιση της πλήρους και ανεμπόδιστης πρόσβασής των Εσωτερικών Ελεγκτών σε όλες τις πληροφορίες και αρχεία, που είναι απαραίτητα για την άσκηση των καθηκόντων τους.
  • Την υποβολή αναφορών προς το Διοικητικό Συμβούλιο σχετικά με τα πεδία αρμοδιότητας της, με αναφορά στους τομείς που η Επιτροπή Ελέγχου, μετά την ολοκλήρωση του έργου της θεωρεί ότι υπάρχουν ουσιώδη θέματα σε σχέση με την παρεχόμενη χρηματοοικονομική πληροφόρηση και παρακολούθηση της ανταπόκρισης της Διοίκησης επ’ αυτών.
  • Την ενημέρωση των Μετόχων κατά την ετήσια Γενική τους Συνέλευση, από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ελέγχου,  για τα πεπραγμένα της με βάση τις προβλεπόμενες αρμοδιότητες.
  • Την επισκόπηση της δημοσιοποιηθείσας πληροφόρησης ως προς τον Εσωτερικό Έλεγχο και τους κυριότερους κινδύνους και αβεβαιότητες της Εταιρίας, σε σχέση με τη χρηματοοικονομική πληροφόρηση. Στο πλαίσιο αυτό, η Επιτροπή Ελέγχου ενημερώνει το Διοικητικό Συμβούλιο με τις διαπιστώσεις της και υποβάλλει προτάσεις βελτίωσης, εφόσον κριθεί σκόπιμο.
  • Την εξέταση των ενδεχόμενων συγκρούσεων συμφερόντων κατά τις συναλλαγές της Εταιρίας με συνδεδεμένα μέρη και την υποβολή στο Διοικητικό Συμβούλιο σχετικών αναφορών.
  • Την εξέταση της ύπαρξης και του περιεχομένου των διαδικασιών που αφορούν τη δυνατότητα του προσωπικού της Εταιρίας να εκφράσει, υπό εχεμύθεια, τις ανησυχίες του για ενδεχόμενες παρανομίες και παρατυπίες σε θέματα χρηματοοικονομικής πληροφόρησης ή και για άλλα ζητήματα που άπτονται της λειτουργίας της επιχείρησης. Η Επιτροπή Ελέγχου διασφαλίζει την ύπαρξη διαδικασιών για την αποτελεσματική και ανεξάρτητη διερεύνηση τέτοιων ζητημάτων καθώς και την κατάλληλη αντιμετώπισή τους.

Αξιολόγηση Αποτελεσματικότητας Επιτροπής Ελέγχου

Ανά τακτά χρονικά διαστήματα η Επιτροπή Ελέγχου αξιολογεί την απόδοση της, καθώς και τον Κανονισμό Λειτουργίας της. Στη συνέχεια υποβάλλει στο Διοικητικό Συμβούλιο προτάσεις, που έχουν ως σκοπό τη βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών της.

Συνεδριάσεις

Για την υλοποίηση του έργου της, η Επιτροπή Ελέγχου συνεδριάζει τουλάχιστον τέσσερις (4) φορές το χρόνο και εκτάκτως όταν απαιτηθεί. Σε κάθε περίπτωση, τηρούνται σχετικά πρακτικά από το Γραμματέα της Επιτροπής Ελέγχου. Στις συνεδριάσεις της Επιτροπής Ελέγχου συμμετέχει το σύνολο των μελών της.

Στις συνεδριάσεις της Επιτροπής Ελέγχου μπορούν να συμμετέχουν μόνο τα μέλη της. Η Επιτροπή δύναται να προσκαλεί και άλλα πρόσωπα, όποτε το κρίνει σκόπιμο. Συγκεκριμένα, είναι στην διακριτική ευχέρεια της να καλεί, όποτε κρίνεται σκόπιμο, βασικά διευθυντικά στελέχη που εμπλέκονται στη διακυβέρνηση της Εταιρίας, συμπεριλαμβανομένου του Διευθύνοντα Συμβούλου, του Οικονομικού Διευθυντή και του επικεφαλής της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, να παρακολουθούν συγκεκριμένες συνεδριάσεις ή συγκεκριμένα θέματα της ημερήσιας διάταξης.

Ανά τακτά χρονικά διαστήματα συνεδριάζει με το Διευθυντή της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, ενώ προγραμματίζει τουλάχιστον δύο (2) συναντήσεις με τους Εξωτερικούς Ελεγκτές – μια στην έναρξη και μια στη λήξη κάθε ελέγχου- χωρίς την παρουσία μελών της Διοίκησης, με σκοπό να παρακολουθεί τη διαδικασία χρηματοοικονομικής πληροφόρησης και να υποβάλει συστάσεις ή προτάσεις για την εξασφάλιση της ακεραιότητάς της.

Επίσης, η Επιτροπή Ελέγχου αναμένεται να πραγματοποιεί συναντήσεις με τη Διοίκηση/αρμόδια διευθυντικά στελέχη κατά τη διάρκεια της προετοιμασίας των οικονομικών εκθέσεων, καθώς επίσης και με τον ορκωτό ελεγκτή λογιστή κατά το στάδιο του προγραμματισμού, κατά τη διάρκεια εκτέλεσης του και κατά το στάδιο προετοιμασίας των εκθέσεων ελέγχου. Ο Πρόεδρος της Επιτροπής κοινοποιεί τα πρακτικά των συνεδριάσεων στο Δ.Σ.